1. Facture Commerciale
Détails de la transaction, incluant les informations sur l’acheteur et le vendeur, la description de l’équipement et sa valeur.

2. Connaissement (Bill of Lading – BOL)
Document juridique entre l’expéditeur et le transporteur détaillant le type, la quantité et la destination des marchandises expédiées.

3. Liste de Colisage
Liste détaillée du chargement incluant les dimensions, le poids et les détails d’emballage.

4. Certificat d’Origine
Document certifiant le pays de fabrication de l’équipement. Il peut être requis pour bénéficier de réductions tarifaires dans le cadre d’accords commerciaux.

5. Licence d’Importation
Certains types de machines peuvent nécessiter une licence d’importation délivrée par les autorités brésiliennes.

6. Déclaration en Douane
Soumission d’un formulaire de déclaration détaillée auprès des autorités douanières brésiliennes (Receita Federal do Brasil).

7. Documentation Technique
Spécifications techniques ou manuels relatifs à l’équipement, requis pour le dédouanement ou la conformité réglementaire.

8. Certificat d’Assurance
Preuve de la couverture d’assurance de la cargaison pour la protéger contre les pertes ou dommages pendant le transport.

9. Codes SH (Système Harmonisé)
Classification correcte des marchandises selon la Nomenclature Commune du Mercosur (NCM), qui détermine les droits de douane et taxes applicables.

10. Facture Pro Forma
Facture préliminaire envoyée à l’acheteur avant l’expédition ou la livraison des marchandises.

11. Certificats Environnementaux et de Sécurité
Documentation prouvant la conformité avec les normes environnementales et de sécurité en vigueur au Brésil.

12. Lettre de Crédit ou Accord de Paiement
Détails des conditions de paiement convenues entre l’acheteur et le vendeur, souvent requises pour les transactions internationales.

13. Paiement des Droits et Taxes d’Importation
Preuve du paiement des droits de douane, de la TVA et de toute autre redevance exigée par le gouvernement brésilien.

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Exigences de Conformité et Réglementaires

Enregistrement auprès de la Douane Brésilienne:
Les importateurs doivent être enregistrés dans le système douanier brésilien (RADAR — Registro e Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros) et disposer d’un numéro CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) valide.

Conformité aux Normes Brésiliennes:
L’équipement doit être conforme aux normes brésiliennes en matière de sécurité, d’émissions et de technique, telles que définies par des organismes comme l’INMETRO (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia), l’IBAMA (Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis), entre autres.

Faire appel à un Déclarant en Douane:
Il est fortement recommandé de collaborer avec un Despachante Aduaneiro (déclarant en douane agréé) connaissant bien les procédures d’importation au Brésil, pour assurer un processus fluide.

Facture Commerciale

Informations sur l’exportateur:

• Nom et adresse: Nom légal complet et adresse du vendeur/exportateur.
• Coordonnées: Numéro de téléphone, adresse e-mail et numéro de fax.

Informations sur l’importateur:

• Nom et adresse: Nom légal complet et adresse de l’acheteur/importateur au Brésil.
• Coordonnées: Numéro de téléphone et adresse e-mail pour la communication.

Numéro de facture et date:

• Numéro de facture: Identifiant unique de la facture.
• Date d’émission: Date de création de la facture.

Numéro de commande:

• Numéro de référence: Si applicable, numéro de bon de commande de l’acheteur pour suivi.

Description des marchandises:

• Description détaillée: Inclure les numéros de modèle, numéros de série et toutes caractéristiques distinctives de chaque article.
• Codes du Système Harmonisé (SH): Codes de classification pour chaque produit (conformément au système brésilien NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul).

Quantité et unité de mesure:

• Quantité: Nombre d’unités par article.
• Unité de mesure: Spécifier en pièces, kilogrammes, etc.

Prix unitaire et prix total:

• Prix unitaire: Prix par unité de chaque article.
• Prix total: Valeur totale par ligne et montant global de la facture.

Devise:

• Type de devise: Devise dans laquelle la transaction est effectuée (ex. : USD, EUR).

Conditions de vente (Incoterms):

• Incoterms: Spécifier les conditions telles que FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance, and Freight), etc., définissant les responsabilités et le transfert des risques.

Informations d’expédition et de livraison:

• Port de chargement et destination: Lieux d’expédition et de destination (ex. : port de Santos, Rio de Janeiro ou Paranaguá, Brésil).
• Date d’expédition estimée: Date prévue d’expédition des marchandises.

Modalités de paiement:

• Méthode de paiement: Détails sur la façon et le moment du règlement (ex. : Lettre de crédit, net 30 jours).

Signature:

• Signature autorisée: Signature du représentant autorisé de l’exportateur.

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Connaissement (Bill of Lading – BOL)

Informations sur l’expéditeur:

• Nom et adresse: Détails de la partie responsable de l’expédition.

Informations sur le destinataire:

• Nom et adresse: Détails de la personne ou de l’entreprise recevant l’envoi au Brésil.

Informations sur le transporteur:

• Nom du transporteur: Nom de la compagnie maritime ou de transport.
• Détails du navire: Nom du navire (pour le fret maritime).

Description des marchandises:

• Description des marchandises: Comme indiqué dans la facture commerciale.

Poids brut et dimensions:

• Poids et volume: Poids total brut et dimensions globales de l’envoi.

Frais de transport:

• Détails des frais: Informations sur les frais de fret et sur la partie responsable du paiement.

Numéro de connaissement:

• Numéro de suivi: Numéro unique pour le suivi de l’expédition.

Date d’expédition:

• Date d’expédition: Date à laquelle les marchandises ont été chargées sur le transporteur.

Conditions générales:

• Conditions légales: Termes et conditions spécifiques applicables à l’expédition.

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Liste de Colisage

Informations sur l’exportateur:

• Nom et adresse: Coordonnées complètes de l’exportateur.

Informations sur le destinataire:

• Nom et adresse: Coordonnées complètes du destinataire au Brésil.

Détails de l’expédition:

• Numéros de référence: Inclure les numéros de facture et de connaissement.
• Date d’expédition: Date de départ des marchandises.

Liste détaillée du contenu:

• Liste détaillée: Description, quantité et poids de chaque article expédié.

Identification des colis:

• Marques et numéros: Marques d’identification sur chaque colis pour référence facile.

Poids total et volume:

• Poids: Poids brut et net.
• Volume: Volume total de l’envoi.

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Certificat d’Origine

Informations sur l’exportateur:

• Nom et adresse: Coordonnées complètes de l’exportateur.

Informations sur le destinataire:

• Nom et adresse: Coordonnées complètes du destinataire au Brésil.

Description des marchandises:

• Détails des produits: Description détaillée et codes SH des produits.

Critère d’origine:

• Pays d’origine: Déclaration certifiant le pays d’origine des marchandises.

Certification:

• Signature et cachet autorisés: Certification délivrée par un organisme autorisé (ex. : Chambre de commerce).

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Points Clés à Considérer

Exactitude:
S’assurer que tous les documents concordent parfaitement pour éviter tout retard ou rejet en douane.

Exigences linguistiques:
Prévoir la traduction des documents en portugais si exigé par les autorités brésiliennes.

Consultation avec des experts:
Faire appel à un Despachante Aduaneiro (déclarant en douane agréé) ou à un expert juridique pour assurer la conformité avec les réglementations de la Receita Federal do Brasil.